كتابة التقارير

التـقـاريـــر

تعريف التقرير:
هو مستند يتناول بالفحص موضوعاً ما, بغرض نقل معلومات, أو إظهار حقائق وبيانات, ثم تقديم أفكار جديدة وتوصيات فى بعض الأحيان.
أهمية التقارير:
للتقارير فى العمل الكشفى أهمية كبير, حيث تقدم لقارئها صورة واضحة لموضوع معين أو نشاط أو مشروع وما تم فيه وما انتهى إليه, لمعاونة القارىء على التقييم والدراسة والتخطيط للمستقبل.
فوائد التقارير:
- بيان الجهود التى بذلت.
- التعرف على مدى تحقق الهدف.
- تقييم الوسائل والأساليب المستخدمة والنتائج.
- التعرف على السلبيات والإيجابيات ونقاط الضعف والقوة والاستفادة منها فى المستقبل.
لماذا نكتب التقارير؟
• لتقرير واقع:
-لنقل معلومات أو إقرار برنامج ما لعمل ما.
-لتقرير واقع يضم الحقائق كما هى دون حذف أو إضافة.
• للإرشاد:
بغرض تقديم إيضاح, أو تفسير لاتباع نظام جديد فى العمل, وذلك بغرض الاسترشاد بما يجرى فى مجال العمل أو موضوع التقرير.
• لتوصيل معلومة
• نشر محاولة أو عمل بغرض الإقناع بأفكار معينة، بمعنى أن التقرير يمكن أن يقود إلى اتخاذ قرار معين.
العوامل الأساسية الواجب مراعاتها لإعداد وكتابة تقرير ناجح:
• التعرف على قارىء التقرير (مدى ثقافته واتجاهاته ومايريده من هذا التقرير).
• التخطيط الجيد وتحديد مضمون (محتويات التقرير).
• اتباع الأسلوب المناسب فى إعداد التقرير.
• مراعاة أسلوب الصياغة.
التخطيط لكتابة التقارير:
ينبغى أن تكون الحقائق ذاتها بمثابة مجموعة من التوجيهات التى تقود وترشد القارىء على طول الخط ولابد من التخطيط لذلك قبل كتابة التقرير كالآتى:
1. قسم الورقة التى ستكتب عليها إلى أجزاء - يكتب فى بداية كل جزء منها أحد العناوين التى يتضمنها التقرير.
2. اكتب تحت كل عنوان قائمة بالنقاط التى ستشير إليها فى التقرير ثم ضع مذكرة بالمعلومات التى قد تحتاج إليها لتعزيز أو دعم نقطة من النقاط التى كتبتها.
3. ضع علامة على أهم النقاط أى الخطوات الضرورية فى تفكيرك, بعد ذلك ضع علامة على النقاط الأقل أهمية (أى النقاط التى يراها القارىء غير ملائمة) والنقاط الباقية هى التى توصف بالنقاط المشكوك فيها وقد ترغب فى استخدام بعضها فى ضرب الأمثلة أو تضيف بعضها إلى الملاحق ولكنك قد ترفض بعضها.
4. أخيراً رتب النقاط فى سياق منطقى نهائى لتحقيق هدفك- بعض الناس عند هذه المرحلة يكتبون النقاط على قطع منفصلة من الورق ويفاضلون بينها من حيث الاولوية حتى يكتمل المطلوب...
ثانياً: كيفية إعداد التقرير:
هناك عدة نقاط يجب مراعاتها لإعداد التقرير، ليكون فى النهاية دقيقاً ومنظماً وموجزاً وهى:
1. سجل المطلوب فى عبارة واحدة موجزة.
2. ضع عنواناً للتقرير يجعل الغرض منه واضحاً.
3. راجع التقسيمات المبدئية للتقرير بدقة وغيرها إذا كان ذلك ضرورياً.
4. حدد التسلسل الذى سوف تقدم به التقسيمات الأساسية، ورقم التقسيمات لكى يمكن الإشارة إليها بسهولة فى أى مناقشة للتقرير.
5. تأمل ما جمعته من حقائق وأفكار،واحذف منها ما تجده بعد ذلك ليس مفيداً أو ضرورياً لخدمة غرضك، ثم أضف ملاحظات على ما تجده منها أساسياً أو مرغوباً فيه.
6. رتب المادة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارىء بتتبعها بسهولة، على أن تنقله خطوة مما يعرف إلى ما لا يعرف.
7. تأكد أن استنتاجك ومقترحاتك فى مستوى ما تحت يدك من حقائق، وعليك أن تقرر ما إذا كنت ستجمعها فى قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو توزعها على الأقسام المختلفة التى يتبعها وربما استخدمت الطريقتين معاً أى تذكر مقترحاتك واستنتاجاتك لكل قسم ثم إعادة تجميعها وذكرها بإيجاز فى الخلاصة النهائية للتقرير.
8. المراجعة الدقيقة للعنوان- وكذلك رؤوس التقسيمات بحيث لاتتشابه، ولكى تعطى وصفاً دقيقاً للموضوعات التى تليها، والإيجاز عامة مستحب مع عدم الإخلال بالمعنى.
9. استخدام وسائل الإيضاح التى يمكن الاستعانة بها مع الكلمات أو إحلالها مكانها:

• الصور الفوتوغرافية • الرسومات التخطيطية
• الجداول الإحصائية • الخرائط
• الرسومات البيانية

10. انظر فى إمكانية استخدام ملاحظات فى نهاية الصفحة فربما تحتم استخدامها:
• مصادر مراجع الاقتباس.
• تحديد جهة أو مصدر المعلومات المضافة.
• توضيح خط السير خلال صفحات التقرير والذى قد لايكون واضحاً لبعض القراء.
11. إمكانية نقل بعض الحقائق التفصيلية من أقسام التقرير إلى الملاحق أو المرفقات.

ملاحظات مفيدة عند صياغة التقرير:
الأسلوب:
اختيار أسلوب الكتابة الذى يؤكد على العرض الواضح العلمى المتزن, وذلك هو المطلوب دائماً فى التقارير العلمية والفنية.
الترتيب والتنسيق:
مساعدتك للقارىء وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم مع مراعاة أن هذا الترقيم فى حد ذاته منفصل عن أى تقسيم آخر للتقرير إلى أقسام أو أجزاء أو فصول.




وسائل الإيضاح:
فكر فى أنسب وسيلة للإيضاح أثناء كتابة التقرير لأنه يفضل أن يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح والمادة المكتوبة قوياً.
مقدمة التقرير:
يحتاج كل تقرير إلى مقدمة – وهى تكتب عادة بعد الانتهاء من التقرير وتعتبر النافذة التى يطل منها بنظرة عامة وسريعة وواسعة على مادة التقرير ويجب تجنب التفاصيل التى يستحسن ورودها فى أقسام التقاريرأوالمرفقات.