الدراسة المتقدمة للشارة الخشبية (الإتــصـآل)

السلـآم علييكم ورح ـمة الله وبررٍكـآته


الاتصال
والعلاقات العامة


أسس الاتصال
تعريف الاتصال :
عملية يتم بمقتضاها توصيل فكرة أو خبرة لدى شخص لآخر حيث تصير مشتركة بينهما أو مشاعا .
أهداف الاتصال :
ـ هدف توجيهي وتحقق ذلك عندما يتجه الاتصال إلى اكساب المستقبل اتجاهات جديدة أو تعديل اتجاهات قديمة .
ـ هدف تثقيفي ويتحقق ذلك حينما يتجه الاتصال إلى تبصير وتوعية المستقبل بأمور تهمه بقصد مساعدته وزيادة معارفه واتساع أفقه وفهمه لما يدور حوله من أحداث .
ـ هدف تعليمي حينما يتجه الاتصال إلى إكساب المستقبل خبرات جديدة .
ـ هدف إداري حينما يتجه الاتصال إلى تحسين سير العمل وتوزيع المسؤوليات ودعم التفاعل بين العاملين .
ـ هدف اجتماعي حيث يتيح الاتصال الفرصة لزيادة احتكاك الجماهير بعضهم بالبعض الآخر وبذلك تقوى الصلاة الاجتماعية بين الأفراد .
وفي الواقع فان الاتصال قد يجمع أكثر من هدف في وقت واحد .
عناصر الاتصال : الاتصال عملية تتكون من عناصر :

المرسل أو المصدر ويقصد بالمصدر الشخص أو مجموعة الأشخاص أو الهيئة الذي يود أن يؤثر في الآخرين ويعتبر المرسل هو المسؤول عن اعداد وتوجيه المعلومات والمفاهيم والمهارات والمبادئ التي يحتاجها من يتعامل معهم .
المستقبل : وهو الشخص أو المجموعة التي تتلقى وتستقبل محاولات التأثير الصادرة من المرسل .
الرسالة : وهي مجموعة الأفكار والمفاهيم والمبادئ والقيم التي يرغب المرسل في توجيهها لمن هم في حاجة إليها .
وسيلة الاتصال : وهي التي تستخدم في نقل الرسالة والوسائل قد تكون لغظية كالمحاضرات والندوة والمناقشة أو مكتوبة كالكتاب والمذكرة والخطاب والنشرة والتقرير وقد تكون صورا ورسوما .
التغذية العكسية : وهو الإجابة التي يجيب بها المستقبل على الرسالة التي تلقاها من المصدر .




عوامل نجاح عملية الاتصال :
أولاً : عوامل متعلقة بالمرسل :
أن يكون المصدر موضع ثقة المستقبل لأن هذه الثقة هي الأساس الذي يبني عليه المستقبل تصديقه لهذه الرسالة .
توفر الشروط التالية في المرسل :
أ ـ وجود المهارة الاتصالية فيكون لديه مهارة في الكتابة أو مهارة في الخطابة أو المناقشة أو استخدام الآلة .
ب ـ توفر مستويات معرفية مناسبة : بمعنى أ، يلم المرسل برسالته ويعرف كيفية تصميمها بطريقة جذابة تساعد على الادراك ويعرف خصائص واتجاهات المستقبل وخصائص الوسيلة المستخدمة .
ثانياً : عوامل متعلقة بالرسالة :
تصميم الرسالة واعدادها بشكل يجذب انتباه المستقبل عن طريق :
أ ـ مناسبة موضوع الرسالة لحاجة المستقبل .
ب ـ صياغة الرسالة بأسلوب يضمن استمرار انتباه المستقبل وتشويقه لمتابعة الرسالة .
ج ـ اختيار الوقت المناسب لاستقبال الرسالة .
2 ـ صياغة الرسالة بأسلوب يناسب المستقبل .
3 ـ صياغة الرسالة بأسلوب يناسب الوسيلة المستخدمة في العملية الاتصالية .
ثالثاً : عوامل متصلة بالمستقبل :
معرفة الإطار الدلالي للمستقبل .
تصور الإدراك الحسي للمستقبل .
دافعية المستقبل إلى المعرفة .
الظروف المحيطة بالشخص المستقبل للرسالة .

رابعاً : عوامل متعلقة بوسيلة الاتصال :
من حيث مناسبتها للرسالة وتفورها لدى المستقبل وسهولة استخدامها وانتشارها .
أنواع الاتصال :
أولاً : من حيث اللغة المستخدمة ـ لفظية . أو غير لفظية وتشمل :
أ ـ لغة الإشارة .
ب ـ لغة الحركة والأفعال .
ج ـ لغة الأشياء ( السواد . الهيئة ) .
ثانياً : من حيث الاتجاه :
1 ـ اتصال في اتجاه واحد .
2ـ اتصال في اتجاهين .
ثالثاً : من حيث المستقبل :
ـ اتصال شخصي .
ـ اتصال جمعي .
ـ اتصال جماهيري .

معوقات الاتصال .
أولاً : معوقات في الراسل :ـ
دوافع الراسل تؤثر في طبية المعلومات وحجمها .
اعتقاد الراسل أن سلوكه في كامل التعقل والموضوعية .
سوء إدراك الراسل وفهمه للمعلمات التي يرسلها .
الحالة الانفعالية للراسل تؤثر في شكل المعلومة التي يرسلها.
قيم ومعتقدات الراسل ، وميوله ، واتجاهاته النفسية .
عمليات الحكم الشخصي والتقدير والإضافة والحذف ، والتغير الذي يقوم به الراسل للمعلومات التي لديه .
الاعتقاد بأن المرسل إليه يرى للمعلومات بنفس الشكل الذي ينظر هو إليها.
التحيز لطبيعة الأمور والأحداث .

ثانياًـ معوقات في الرسالة .
من أهم المؤثرات التي تتعرض إليها الرسالة أثناء صياغتها .
سوء الإدراك أو الفهم للمعلومات التي تتضمنها الرسالة .
عدم القدرة على انتقاء كلمات سهلة ومعبرة .
افتقار الرسل إلى القدرة على تعزيز معنى الرسالة ببعض تعبيرات الوجه أو حركات الجسد .

ثالثاًـ معوقات في وسيلة الاتصال .
اختيار وسيلة الاتصال التي لاتناسب مع الموضوع محل الاتصال .
عدم ملائمة الوسيلة للوقت المتاح للاتصال .
اختيار وسيلة الاتصال لاتتناسب مع الأفراد القائمين بالاتصال .
عدم اتباع الراسل للإجراءات الرسمية في استخدام الوسيلة .
المساواة بين استخدام الوسائل المكتوبة والوسائل الشفوية للاتصال .

رابعاً ـ معوقات في المستقبل .
يقع المستقبل (المرسل إليه ) في الخطأ عند استقباله للمعلومات التي يرسلها الراسل .وتشابه الأخطاء التي يقع فيها المستقبل تلك الأخطاء التي يقع فيها المرسل .

خامساًـ معوقات في بيئة الأتصال .
يقع أطراف الاتصال في أخطاء عديدة عندما يتغافلون تأثير البيئة المحيطة بهم ، والمحيطة بعملية الاتصال .
إن عدم الأخذ بعناصر البيئة وتأثيرها على الاتصال يجعل هذا الاتصال إما غير كامل أو مشوش . وسنعرض فيما يلي لعناصر بيئة الاتصال والأخطاء الخاء بها
أحد أطراف الاتصال أو كلاهما على غير علم أو لايفهم أهداف المنظمة أو الأهداف المشتركة بينهما .
أحد أطراف الاتصال تتعارض أهدافه مع أهداف المنضمة ، أو أهداف الطرف الأخر .
أحد أطراف الاتصال أو كلاهما لايفهم وظيفة الطرف الأخر على خير وجه ، فيكون الاتصال معيباً .
أطراف الاتصال أو كلاهما لايفهم الفوائد التي ستعود عليه من جراء الاتصال .
أحد أطراف الاتصال أو كلاهما لا يفهم العواقب السيئة التي ستصيبه أو تصيب المنظمة والآخرين من جراء سوء الاتصال .
عدم اتسام البيئة بالابتكار والتعزيز ( من قبل الرؤساء ) يحبط عملية الاتصال .
عدم اتسام البيئة بالعدالة والثقة ( من قبل الرؤساء يحبط عملية الاتصال .
عدم توفير معلومات مرتدة عن مدى التقدم في لاتصال يحبطها .

خطوات يجب مراعاتها في الاتصال
8مفاهيم عن الاتصال .
مهارات الاتصال هي مهارات مكتسبة وليست موروثة .
اقتراض أن الرسالة التي سترسلها لن يحسن فهمُها .
اهتم بالفهم .
إن معاني الكلمات الموجودة في أذهان الناس ليس شرطاً أن تكون ذاتها التي في القواميس والمعاجم .
المعنى الذي يصل إلى الناس ينتج عن الطريقة التي تتحدث بها أكثر مما ينتج عن الأشياء التي تقولها .
حينما يتواجد أي شخصين معاً فإنهما يقومان بالاتصال بعضهما مع بعض حتى ولو لم يقصدا ذلك
إن 87% من المعلومات المخزونة في عقول الناس تدخل عن طريق عيونهم .
الاتصال عملية معقدة ، مستمرة ودينامكية ومتغيرة .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
6طرق لتعرف المزيد عن نفسك كمتصل
اطلب رأي الآخرين .
لاحظ ردود الأفعال .
قم بتسجيل صوتك .
سجل نفسك على شريط فيديو .
انظر في المرآة .
استمع إلى إلقائك .
ــــــــــــــــــــــــــــ
8 إرشادات تجعل الناس يصغون إليك .
اعمل على صياغة أهدافك .
اعرف مستمعيك .
اعرف نفسك كمتصل .
ضع مستمعك في الصورة .
أقنع مستمعيك .
لاطف مستمعيك .
تحكم بالوقت والزمان .
قيم النتائج وتجاوب معها.
ــــــــــــــــــــ
11 ميزة للإصغاء .
يبعدك عن المشاكل .
ينبئك بما يجري حولك .
يجعلك متمكناً أكثر .
يجعلك تبدو ذكياً .
يزيد من قوتك .
يساعدك على النفاذ إلى نفوس الآخرين .
يكسب الاحترام .
يفاوض عنك .
يمتص غضب الآخرين .
يعزز مكانتك عند الآخرين .
يجلب محبة الآخرين لك .
ـــــــــــــــــــ
12 طريقة لتحسين الإصغاء
عليك بالصمت .
عليك أن تدرك أن في إصغائك نجاحك.
أنصت بفهم .
تواضع في تقييم ما عندك وأعط فرصة للآخرين .
جهز نفسك للإصغاء .
جاهد كي تركز أثناء الإصغاء .
انتبه للإشارات التي تصدر عن المتحدث .
أمسك عليك لسانك .
لا تنشغل بالرد على المتكلم أثناء حديثة .
تجنب كل ما يصر فك عن الانتباه.
قل لنفسك إنك تريد معرفة شخصية المتحدث.
تعلم ألا تحكم على الأشخاص أو الأحداث إلا بعد فهمها جيداً.
ــــــــــــــــ
9 أنواع من الكلمات عليك استعمالها بحذر
1- المصطلحات الخاصة .
2- التورية .
3- العبارات الأجنبية .
4- اللهجة العامية .
5- المفردات المستعملة في الشركات أو المكتب .
الكلمات المثيرة .
الكلمات زائدة التعقيد .
التعابير المبتذلة .
ـــــــــــــــــــــ
21 مصطلحات يجب أن يعرفها المدراء
1- الحد المطلوب .
2- نقطة التعادل .
3- المردود الأعلى .
4- المركزية الإدارية .
5- قم بالعمل بطريقة صحيحة من أول مرة .
6- الفاعلية أو الفعالية .
7- الكفاءة .
8-قاعدة الـ80 إلى 20 ( قانون بارتيو ) .
التكلفة الثابتة .
في الوقت المطلوب .
منحنى التعلم .
المنتجون مقابل الموظفين .
نسبة السيولة .
عناصر التسويق .
الإدارة بالأهداف .
الإدارة بالتجوال .
الإدارة عن طرق نظم المعلومات .
سياسة الباب المفتوح .
مراحل حياة المنتج .
حلقة النوعية .
التكاليف المتغيرة .
ــــــــــــــــــــــــــــــــ
16 طريقة لإرسال الرسائل دون كلمات
1- العين .
2- الوجه .
3- الشعر .
4- الجسم .
5- الطريقة التي يقف بها المرء .
6- الإيماءات .
7- الملابس .
8-الزينة والعطور .
ما تحمله بيديك .
الصوت .
اللمس ( المصافحة ) .
السلوك .
مكتبك .
القرب والبعد .
المكان .
الوقت .
ـــــــــــــــــــــــــ
15 طريقة مثلى لاستخدام الهاتف .
حدد التاريخ والوقت المناسب لإجراء مكالماتك مع الأطراف الأخرى .
قبل قيامك بالاتصال حدد المواضيع التي ستناقشها والنتائج المحددة التي تود تحقيقها .
قبل طلب الرقم ، استحضر الشخص الذي سوف تطلبه في ذهنك .
كن لطيفاً حين ترد على الهاتف .
اترك رسائل تعطي نتائج .
أما إذا رد الشخص المعني على الهاتف فعليك أن تسأله إن كان لدية الوقت للحديث.
حاول ما أمكن أن ترد على هاتفك شخصياً وأن تطلب مكالمتك مباشرة .
لا تجعل موظف التحويلة لديك يسأل الشخص المتصل بك عن موضوع المكالمة .
حاول جاهداً أن تستعمل لغة مفعمة بالحيوية .
تجنب القيام بأي عمل أثناء مكالمتك الهاتفية .
إذ كانت الرسالة التي تود إبلاغها تحتوي على معلومات معقدة ومفصلة ومهمة فمن الأفضل أن تقوم بإبلاغها عن طريق المقابلة الشخصية أو برسالة خطية .
فور الانتهاء من مكالمة هاتفية مهمة اكتب مذكرة بما دار فيها .
متى حققت الغرض من مكالمتك أنه الحوار .
اعمل سجلاً مناسباً .
عليك أن تقوم بتقييم الأثر الذي قد يتركه جهاز الرد على المكالمات على عملك .

ـ15 سؤال عن أسلوبك في فن الاتصال
لابد أن تكون إجاباتك بنعم على كل هذه الأسئلة .
عندما ترغب في أن تقول شيئاً ما هل أنت صادق في حاجتك لأن تقول هذا الشيء؟
هل تدرك أن بعض الكلمات التي تختارها قد لاتعني نفس الشيء بالنسبة للآخرين ؟
هل تدرك أن فهمك للرسالة التي تستقبلها قد يكون مختلفاً عن الرسالة التي يقصد إيصالها إليك ؟
قبل أن تقوم بالاتصال هل تسأل نفسك عن ماهية المتلقي وكيف سيكون تأثير اتصالك عليه ؟
عندما تتحدث مع شخص آخر وجهاً لوجه هل تبحث عما يشير إلى أنه يفهم ما تقول ؟
هل رسائلك مباشرة ومختصرة قد الإمكان ؟
هل تتجنب استعمال مصطلحات أمام من لا يدرك معناها ؟
هل تجنب استخدام اللغة الدراجة واللهجات العامية أمام من قد يستهجنها أو لا
يفهمها ؟
هل تتحاشى استعمال كلمات من شأنها أن تصرف انتباه المستمع ؟
هل تعلم أن الطريقة التي تتحدث بها تعادل أهمية ما تقول ؟
هل تعي أهمية الرسائل غير اللفظية التي ترسلها وأنها تساعدك على تأكيد المعنى
الذي تود إيصاله ؟
هل تدرس بعناية ما هي أفضل طريقة الإفهام المتلقي لرسالتك ؟ سواء كانت وجهاً
لوجه ، أو بواسطة الهاتف أو المراسلة .
هل تكون آراءك عن الآخرين بناءاً على ما تسمعه منهم أم بناءاً على انطباعك عنهم
كأشخاص ؟
هل تبذل مجهوداً حقيقياً لتصغي للآراء التي لا توافق عليها ؟
هل تحرص على تحسين مهاراتك في الاستماع ؟


ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ




العلاقات العامة

التعريف :
دراسة سلوك الأفراد دارسة موضوعية بهدف التعامل معها وتنظيم علاقات قائمة على أساس من التعاون والمحبة والإخاء . وهذا يعني أن العلاقة لا تنتظم إلا بعد معرفة سلوك الأفراد داخل الفريق الكشفي حتى يكون التعاون والإخاء أساس تكوينها .

أهداف العلافات العامة :
للعلاقات العامة في حركة الكشف اهداف أساسية يمكن أجمالها في مجالين :
ـ أهداف بعيدة الأجل ــ أهداف قريبة الأجل .
أولاً : الأهداف بعيدة الأجل :
خلق صورة حسنة للكشافة لدى الناس والعمل على استمرارها ،
ولتحقيق هذا الهدف يجب أن يسعى قائد الفرقة إلى :ـ
ـ تنفيذ البرامج التي من شأنها كسب ثقة الناس .
ـ رفع الروح المعنوية لدى أفراد الفرقة .
تحقيق التفاهم والمشاركة الجماعية في العمل .
ـ تفوق الفرقة حتى تبرز نشاطاتها ويعرفها الناس .
ـ كسب أفراد جدد .

ثانياً : الأهداف قريبة الأجل :
حل المشكلات التي تحدث بين أفراد الفريق أو المشكلات التي تعترض تنفيذ البرامج .
تدريب الأعضاء على أعمال ومهارات جديدة .
تجديد وتطوير طرق وأساليب تنفيذ الأنشطة .
الإسهام في تحسين البرامج الحالية .
تقديم البرامج التي تلبي احتياجات الفتية التي تعرف عليها القائد من خلال علاقاته بهم .



مع من نتعامل ومع من نتبادل العلاقات ؟
العلاقة بين القائد وأعضاء الفرقة ويمكن أ، نذكر بعض المعالم التي تساعد في تحسين علاقاتنا بالكشافة .
ـ تقسيم الأعضاء الى طلائع متجانسة .
ـ بث روح المنافسة الشريفة بين الطلائع .
تنظيم البرامج الجماعية التي تنمي روح الجماعة .
متابعة النتائج العملية للكشافة .
العلاقة بين قائد الفرقة ومن يحيط به :
ـ الاتصال بالأهالي ودعوتهم للمناسبات .
ـ تكوين أصدقاء للكشافة للاستفادة من خبراتهم ومهاراتهم الفنية .
ـ تدريب الكشافة على الأعمال المنزلية .
تبادل الزيارات بين القائد والكشافة .
ـ دراسة احتياجات المجتمع .
العلاقة بين الهيئات الأهلية والحكومية والفرقة :
ـ زيادة المؤسسات الأهلية والحكومية .
ـ المساهمة في مشروعات الهيئة التي تتبعها الفرقة ومساعدتها في المناسبات المختلفة .
ـ المشاركة في الخدمة العامة والمناسبات .
العلاقة بين أفراد الفريق الكشفي :
ـ العلاقة ين العريف الأول للفرقة وعرفاء الطلائع ونوابهم .
ـالعلاقة بين عرفاء الطلائع .
ـ العلاقة بين أفراد الفرقة والقائد .
وفي هذا يحب أن نورد بعض التساؤلات التي يجب مراعاتها في التعامل :
ـ كيف تعامل الناس ؟ عامل الناس بما تحب أن يعاملوك به .
ـ كيف تبتسم في وجوه الآخرين ؟ وتبسمك في وجه أخيك صدقة .
ـ كيف تقدم التحية وكيف تستقبلها ؟ وإذا حييتم بتحية فحيوا بأحسن منها أو ردوها .
ـ كيف ترحب بالضيوف ؟ من كان يؤمن بالله واليوم الآخر فيكرم ضيفه .
ـ كيف تدير المناقشة بلباقة ؟ كسب القلوب أولى من كسب المواقف .
ـ كيف تفرق بين النقد الموضوعي والتحامل الشخصي في مواقفك ؟
ـ كيف تعاتب وكيف تعفو ؟
ـ كيف تعلم الأفراد وتدربهم وكيف تكسبهم مهارات جديدة ؟
واخيراً فإن العلاقة الحسنة في حركة الكشف تنتهي باعداد النشء ليقوموا بواجبهم نحو الله تعالى ونحو أنفسهم ونحو الاخرين وتربيهم تربية صالحة يكونوا بها أفراد صالحين ينفعوا مجتمعهم .